Tool optimalisatie vergaderschema’s

Thema(s):
Regionale democratie

Probleemstelling
Steeds meer gemeentelijke taken worden uitgevoerd door verbonden partijen. Een verbonden partij is een organisatie waar de gemeente een bestuurlijk en financieel belang in heeft. Dit zijn zowel publiekrechtelijke samenwerkingen (gebaseerd op de Wet gemeenteschappelijke regelingen) als privaatrechtelijke samenwerkingen. Verbonden partijen worden ook wel ‘verlengd lokaal bestuur’ genoemd.

Ondanks de voordelen van verbonden partijen (zoals efficiency en kwaliteit), heeft dit ‘verlengd lokaal bestuur’ ook een nadelige kant. Een veelgehoorde klacht is dat werken met verbonden partijen de afstand vergroot tussen het beleid en de praktijk. Betrokken bestuurders, politici en deskundigen vrezen dan ook voor de “uitholling van de democratische legitimiteit” door de toename van de verbonden partijen.

Een belangrijke factor in de angst voor uitholling van democratische legitimiteit is de beperkte invloed die gemeenteraden ervaren op het beleid van verbonden partijen. Een van de manieren waarop de volksvertegenwoordigers wel invloed kunnen uitoefenen is door het geven van een zienswijze op de Programmabegroting en de Jaarrekening van de verbonden partij (conform artikel 35 van de Wgr). Sterker, uit onderzoek van Raadslid.NU bleek dat deze procedure voor raadsleden het belangrijkste instrument is om te sturen op verbonden partijen (2014).

In de praktijk zijn de deadlines voor het indienen van een zienswijze voor een gemeenteraad vaak ondoenlijk. In sommige gevallen komt dit door een late aanlevering van de stukken door de verbonden partij, maar heel vaak komt het ook doordat de vergadercycli van de gemeenteraden niet op elkaar aansluiten of niet goed aansluiten op de deadlines die de wet of de verbonden partij heeft opgesteld. Tot slot, worden de ontwerpbegrotingen van alle verbonden partijen waarin de gemeente een belang heeft in de altijd al zo drukke periode voor het zomerreces behandeld.

Als volksvertegenwoordigers hun tijd efficiënter kunnen indelen om de ontwerpbegrotingen beter te lezen, vergroot dit de democratische legitimiteit van het regionale bestuur in Nederland. Hoe kunnen we de gemeenteraden hierbij helpen?

Situatie vanuit de Verbonden Partijen:
De begroting van de Verbonden Partij moet uiterlijk 1 augustus voorafgaande aan het begrotingsjaar
zijn aangeboden aan Gedeputeerde Staten (artikel 34 van de Wgr). In het geval van een gemeenschappelijke regeling waarin een provincie deelneemt, wordt de begroting naar de Minister van Binnenlandse Zaken verstuurd (artikel 58 van de Wgr).

De ontwerpbegroting (inclusief algemene financiële en beleidsmatige kaders) wordt uiterlijk 15 april ter zienswijze aangeboden aan de deelnemers (d.w.z. raden van de deelnemende gemeenten en/of provinciale staten en/of heemraad, conform artikel 35 en 59 van de Wgr). Na het opsturen naar de deelnemers dient het Algemeen Bestuur de ontwerpbegroting vast te stellen. Dit moet uiterlijk 1 augustus gebeuren, maar mag niet langer dan 8 weken daarvoor al worden ingediend.

Jaarrekeningen moeten uiterlijk 15 april door het Dagelijks Bestuur worden aangeboden aan de deelnemers voor een zienswijze. Hierna moet de jaarrekening aan de Gedeputeerde Staten (of minister) en deelnemers aangeboden worden. Dit moet uiterlijk 15 juli gebeuren, maar mag niet langer dan 8 weken daarvoor al worden ingediend.

Situatie vanuit de Gemeenteraden:
Gemeenteraden bepalen zelf hun vergaderritme. Het kan zijn dat de griffier de ontwerpbegroting één of twee dagen na de deadline van de aanlevering voor de volgende cyclus ontvangt. Gemeenteraden worden voor de keuze gesteld: of het stuk toch bijvoegen of een cyclus wachten. In het laatste geval is de gevraagde reactietermijn soms al verstreken of is er te weinig tijd om de stukken goed te bestuderen of te bediscussiëren.

Oplossing
Optimalisatie vergaderschema voor gemeenten en Verbonden Partijen

Hoe werkt dit?

Input stap 1
In de website vult de griffier van een gemeente het webadres (url) in van zijn of haar eigen raadsinformatiesysteem en de webadressen waar de openbare vergaderstukken van de Verbonden Partijen staan, waarin de gemeente een belang heeft. Hierbij richt de tool zich in eerste instantie op publieksrechtelijke samenwerkingsverbanden in het kader van de Wgr.

Output stap 1
De applicatie analyseert de informatie van de websites en categoriseert dit:
/ Datum vaststelling begroting in het Algemeen Bestuur van de Verbonden Partijen;
/ Datum behandeling ontwerpbegrotingen van de verschillende verbonden partijen in de commissie (of vergelijkbaar gremium) en de raad;
/ Aantal vergaderingen per jaar en per maand van de gemeenteraad;
/ Vergaderdagen (uitgedrukt in een werkdag en een weeknummer) en vergaderritme;
/ Type vergadermodel van gemeenteraad;

Input stap 2
In de tweede stap ontvangt de griffier een automatische e-mail. Deze e-mail bevat een link naar de vragenlijst om de data uit stap 1 te verifiëren en de volgende gegevens in te vullen:
/ Deadline aanlevering stukken voor behandeling in de commissie uitgedrukt in het aantal dagen;
/ Deadline aanlevering stukken voor behandeling in de gemeenteraad uitgedrukt in het aantal dagen.

Er kan per berekening één gemeente en een onbeperkt aantal verbonden partijen ingevuld worden.

Output stap 2
Het rekenmodel analyseert op basis van de informatie op het raadsinformatiesysteem de volgende factoren:
a) Wat is het vergaderschema en ritme van de gemeenteraad?
b) Wat is de deadline van de gemeenteraad waarvoor stukken nog behandeld kunnen worden in een vergadercyclus?
c) Om te bepalen hoeveel tijd een volksvertegenwoordiger nodig heeft om alle relevante stukken te lezen stellen we een coëfficiënt op. Hierin verdisconteren we het aantal verbonden partijen die een gemeente heeft.

Op basis van deze gegevens uit stap a, b, c en de wettelijke gegevens berekent een algoritme hoe goed het vergaderritme, de vergaderdag, het vergadermodel en de aanlevertermijn aansluiten. De ‘vaste gegevens’ waarmee het algoritme rekent zijn: 15 april voor de aanlevering van de financiële stukken en 8 weken voor het indienen van de zienswijze.

Uit deze drie sets van variabelen berekenen we een viertal kwaliteitsscores.

d) Wat is de kwaliteitsscore (uitgedrukt in een percentage) van de gemeente van het huidige vergaderritme (aantal vergaderingen per maand) afgezet tegen de aanleveringen van de Verbonden Partijen?
e) Wat is de kwaliteitsscore (uitgedrukt in een percentage) van de gemeente van de huidige vergaderdagen (weekdag van vergaderingen) afgezet tegen de aanleveringen van de Verbonden Partijen?
f) Wat is de kwaliteitsscore (uitgedrukt in een percentage) van de gemeente van de huidige vergadermodel (commissie of ander model) afgezet tegen de aanleveringen van de Verbonden Partijen?
g) Wat is de kwaliteitsscore (uitgedrukt in een percentage) van de gemeente van de huidige aanlevertermijnen (aantal dagen) afgezet tegen de aanleveringen van de Verbonden Partijen?
Tot slot biedt de tool ook handvatten om de kwaliteitsscores te verbeteren.
h) Op welke wijze kan de gemeenteraad zijn vergaderritme, vergaderdagen of deadline voor aanlevering wijzigen? Hoeveel procentuele verbetering ten opzichte van de huidige kwaliteitsscore levert elke wijziging op?

Resultaat
De gemeenteraad (presidium, agendacommissie of ander gremium) ontvangt een rapportage waarin is gekwantificeerd hoe het vergadersysteem zo ingericht kan worden dat de raad optimaal in de gelegenheid is om een zienswijze in te dienen over de financiële jaarstukken van de verbonden partij.
Dit kan tot gevolg hebben dat raadsleden daardoor de financiele jaarstukken gebundeld kunnen lezen, dus dat ze in voorbereiding op de vergadering in één keer alle stukken kunnen lezen. Dit zorgt voor efficiencywinst in hun werk.

Bijvoorbeeld: voor de gemeente Fictief kan blijken dat het wijzigen van de vergaderdag van de tweede maandag van de maand naar de eerste dinsdag van de maand leidt tot de grootste winst. In de raad wordt afgesproken dat ze dit voor de maanden mei en juni zullen wijzigen, door dit vast te stellen in een raadsvoorstel tot het wijzigen van het Reglement van Orde.

Team
We kijken er naar uit om dit project verder uit te werken. Als geen ander weten weten we van de problematiek rondom sturing op verboden partijen, doordat we veel ervaring op griffies hebben. Dit is zowel inhoudelijk als commissiegriffier, als ook met digitale raadsinformatiesystemen en met de evaluatie van vergaderstructuren. Daarnaast hebben we meer dan 60 (rekenkamer) onderzoeken naar verbonden partijen gedaan en hebben we in de laatste drie jaar veel kennis ontwikkeld rondom data-verzameling en analyse.

Vernieuwend

Econometrische optimalisatiemodellen zijn gemeengoed in commerciële sector. Door data-analyse en algoritmes kunnen discussies over vergaderschema’s en deadlines op meer rationele gronden worden gevoerd in gemeenteraden.

Impact

Een betere afstemming van vergaderschema’s tussen gemeenten en verbonden partijen leidt tot meer democratische legitimiteit van dit verlengd lokaal bestuur

Overdraagbaar

Het systeem is toepasbaar voor alle gemeenten, waterschappen en provincies in Nederland die een belang hebben bij een gemeenschappelijke regeling.

Contact

peter@necker.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *