Voor gemeentes die hun burgers echt bij middelgrote projecten – dat zijn projecten die de burgers raken in hun leefomgeving & die aanbesteed moeten worden – willen betrekken, zoals verbetering van een kruispunt of grotere aanpassing in een wijk, is City4U een on- en offline platform waarmee gemeente en burgers echt kunnen samenwerken om tot een gedragen resultaat te komen. Waar vooorheen de gemeentes vaak zelf veel voorbereiden waardoor inspraak meer reageren dan bijdragen is, helpt de City4U aanpak en het platform om gestructureerd vanaf de start alle ideeën te verzamelen, te verrijken en te selecteren op een positieve en transparante manier met als resultaat meer burgerbetrokkenheid, beter eindresultaat tegen lagere kosten, kortom je eigen gemeente voelt als een gemeente die er voor jou is.
De vernieuwing van de lokale democratie zit in de volgende processtappen:
Voorbereiding
De gemeente(raad) bepaalt voor welke beleidsterreinen en/of specifieke projecten burgerconsultatie/participatie mogelijk is en stelt een team samen.
Bekendmaking
Via lokale krant, billboards, Facebook pagina gemeente eventueel aangevuld met mailings en inzet location based marketing bv via Free Wifi en/of iBeacon netwerken (zie ook het antwoord op de volgende vraag).
Uitvraag
Gemeente geeft aan welke projecten zijn in een jaar wil uitvoeren en vraagt aan burgers of ze nog andere projecten zien die aandacht nodig hebben en burgers kunnen deze online aanmelden met achtergrond info. De gemeente doet een eerste beoordeling en nodigt de burger uit om samen met de betrokken ambtenaar het idee door te spreken en uit te werken.
Stemmen door burgers
Burgers laten stemmen op projecten (burgers kunnen immers al inloggen met Digidee op de gemeente website)
Keuze door gemeenteraad
Gemeenteraad kiest definitief de projecten die uitgevoerd gaan worden en legt uit als de selectie niet overeenkomt met die van de burgers (comply or explain).
Verzamelen input en ideeën (“divergeren”)
De burgers kunnen digitaal problemen, verwachtingen en ideeën aanleveren voor de geselecteerde projecten. Het platform helpt om de input slim te classificeren door de burger enkele relevante kenmerken te laten invullen en door tonen eerdere inbreng, middels “likes” à la Facebook dubbele input te voorkomen.
Het idee is dat het online platform ook offline in groepsverband in te zetten is voor verzamelen input op inspraakavonden en bv. op scholen en/of verzorgingstehuizen. Als het gaat om een weg verbetering kan ook gedacht worden aan kiosken.
Voorbereiden aanbesteding (“convergeren”)
De gemeentes bundelen de input* in een aanbestedingsdocument. Het platform helpt de aangedragen input te structureren. De bijdragers met de beste ideeën kunnen uitgenodigd worden voor participatie in de werkgroep van de gemeente.
* De input kan tegenstrijdig zijn, het is aan de aannemer daar creatief mee om te gaan, de gemeente kan wel prioriteiten aangeven.
Aanbesteding (2e fase)
(Innovatief) digitaal aanbesteden
Selecteren aannemer (2e fase)
De gemeente selecteert de aannemers die in aanmerking komen en laat de burgers stemmen welk ontwerp zij het beste vinden
Nazorg
Burgers op de hoogte houden over voortgang
Vernieuwend
Het is vernieuwend door het praktisch maken van participatie voor een gemeente. Het platform en de aanpak maakt het de gemeente en ambtenaren laagdrempelig mogelijk met een project samen met burgers aan de slag te op een gestructureerde wijze. Door de inzet van het platform zowel on- als offline zijn alle burgers te bereiken en gaan ideeën niet verloren. Voor de bekendmaking (marketing) zijn, naast traditionele media als de lokale krant, de webpagina en facebookpagina van de gemeente, billboards en enquêteurs, ook de inzet van nieuwe technologieën zoals i-beacons en/of stads wifi netwerken voorzien: hierdoor kunnen bv. in winkelcentra het winkelend publiek digitaal getriggerd worden mee te doen, waardoor nieuwe doelgroepen te bereiken zijn. Om ook de digibeten en de jeugd aan te spreken voorziet het platform ook in mogelijkheden om een bijdrage te leveren als een klas van een school (mooi nieuw lesmateriaal :-)), tijdens de koffiepauzes in een verzorgingstehuis of tijdens ochtenden in de lokale bibliotheek, wijkcentrum of gebedshuis.
Impact
De kern is dat het werken met het City4U aanpak en platform de gemeente en haar ambtenaren meer burgerbetrokkenheid en beter eindresultaat tegen lagere kosten oplevert: kortom je eigen gemeente voelt als een gemeente die er voor jou is.
Ik verwacht dat gemeentelijke organisaties leren durven loslaten en vertrouwen op de ideeën en inbreng van burgers waarbij ze zelf in control zijn van het proces en ze hun werk met meer motivatie en plezier kunnen doen, terwijl het van te voren mogelijk eng aanvoelt. Als het werkt verwacht ik dat gemeentes het gaan inzetten voor meerdere beleidsterreinen die impact hebben voor een groot deel van hun inwoners.
Samengevat levert de inzet van City4U op:
– Verhogen betrokkenheid burgers bij het werk dat de gemeente doet
– Ambtenaren die burgers durven betrekken en mee laten denken op hun eigen expertisegebieden
– Verbeteren en versnellen input verzameling met reductie van (externe) advieurskosten
– Betere en innovatievere aanbiedingen aannemers doordat requirements helderder zijn
– Reductie verkeersongelukken
– Kennisdeling met andere gemeentes die platform ook gebruiken
– Samengevat: een beter en gedragen eindresultaat
Overdraagbaar
Het idee is om te kijken of het mogelijk vanuit dit idee een bedrijf op te bouwen, waarbij de basis het concept en de software tooling is. Adoptie van het platform willen we laagdrempelig maken door mogelijk maken snelle start en delen projectaanpak.
