3e Reisverslag van de Z-Battle Zeist

Wat gebeurt er als je je spontaan aanmeldt om binnen 10 weken een finale van de Z-battle te organiseren?

Marita van de Koevering van Gemeente Zeist gaat de uitdaging aan:

Het eerste waarmee je van doen hebt is bedenken wat je ermee wilt bereiken. Verbinden en ontmoeten staan binnen onze gemeente centraal, dus hoog op het prioriteitenlijstje. Maar hoe gaan we dat in korte tijd bereiken? Twee finales organiseren;  één voor de Junior Z-battle (t/m 18 jaar) en één voor de volwassenen? Er moet op hun ideeën gestemd worden, liefst door aanwezigen, dus heb je ook publiek nodig. Maar hoe krijg je publiek? Al snel neem ik het besluit om er een evenement aan te koppelen.

Daar heb je een vergunning voor nodig die acht weken van tevoren moet worden aangevraagd. Rest mij twee weken. Wat een uitdaging! Want in die twee weken moet er dus een programma bedacht worden en een locatie bekend zijn. Hoe pak je dat aan?

Het concept
Al wandelend door een park met een inspirerende collega kwamen we tot de conclusie dat het festijn in een boksring zou moeten plaatsvinden, liefst buiten. We besloten om het park waarin wij liepen als locatie te gebruiken. De finalisten mogen in de boksring pitchen en het geheel wordt opgeluisterd door een plaatselijke muziekband. Voor de junioren wordt een aparte chillplek in het park bedacht. We zullen kraampjes regelen waar verenigingen voor een versnapering kunnen zorgen die ze mogen verkopen.

Regelen
Ik heb het programma verder uitgewerkt in onderdelen en collega’s gezocht die met het bewuste onderdeel affiniteit hebben.  Hen gevraagd om als coördinator dit onderdeel te verder organiseren. Op deze manier hebben we binnen drie weken de vergunning aangevraagd. Daarna kon de voet iets van het gas en was er tijd voor structuur en een summier draaiboek. Iedere coördinator maakt in het document zijn eigen draaiboek.

Weerstand
Natuurlijk kom je ook weerstand tegen. Er zijn tenslotte veel belangen maar met een goed gesprek, het klein maken en klein houden van de dingen, begrip en creativiteit, slaat de weerstand meestal snel om naar medewerking.

Verbinding en ontmoeting
De finale is een mooie vorm/manier om verbindingen te leggen. Intern zoeken we collega’s op om hen mee laten doen in een stukje organisatie waarmee ze affiniteit hebben. Het biedt collega’s de mogelijkheid om hun netwerken aan te spreken om ook mee te doen, zoals het aanbod aan verenigingen om gebruik te maken van een kraam om hapjes te verkopen en daarmee hun kas te spekken. Voor de muziek is de jongerensociëteit (onze welzijnsorganisatie) benaderd. De finale en het evenement zorgen voor ontmoeting tussen veel collega’s onderling, maar ook tussen collega’s en de inwoners.

Natuurlijk wordt het bestuur ook meegenomen. De burgemeester is gevraagd om de finalemiddag te openen. Aan college- en raadsleden wordt gevraagd welke rol zij willen spelen in het proces. In de organisatie? Tijdens het evenement? Zij kiezen ervoor om de organisatie zoveel mogelijk bij niet raadsleden, de jury en de inwoners te laten.

In de korte tijd die we hebben, is besloten om de finale het niet te groot te maken. De finale is uiteindelijk een week uitgesteld en is nu op 2 juli a.s. We zijn nog volop met de organisatie bezig, maar in mijn ogen heeft het ons nu al veel gebracht!